Применение обходных листов прочно вошло в трудовые отношения. При увольнении работодатели требуют их заполнения работником порой в обход Трудового кодекса. Какую же важную информацию содержат обходные листы и в чем состоит необходимость их оформления. Законны ли попытки работодателя не отпускать не заполнившего обходной лист работника при увольнении?
Этим и другим вопросам посвящена наша статья.
Зачем нужны обходные листы?
Как ни странно, действующий ТК РФ, как и его предшественник, Кодекс законов о труде Российской Федерации, утративший силу, не включают в себя положений об этом виде документов, и редкие упоминания обходных листов встречаются лишь в положениях о госслужащих.
Так, например, согласно п. 16 Служебного распорядка Федеральной службы по тарифам, утвержденного Приказом ФСТ России от 17.07.2008 N 264-к, п. 2.24 Служебного распорядка Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации, утвержденного Приказом Минспорттуризма России от 15.09.2008 N 24, п.16 Служебного распорядка Федеральной службы по военно-техническому сотрудничеству, утвержденного Приказом ФСВТС России от 14.09.2009 г. №63-од, п.22 Служебного распорядка центрального аппарата Федеральной миграционной службы, утвержденного приказом ФМС России от 16.07.2009 № 174, лицо, находящееся на государственной службе, обязано до дня увольнения сдать материальные ценности и документы, которыми пользовалось при исполнении служебных обязанностей, что и отражается в обходном листе.
Также обходные листы упоминались в утратившем силу «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений…» (утвержден 15.08.1988 г. Главархивом).
Таким образом, обходной лист является своего рода гарантом того, что работник при увольнении вернул работодателю находящиеся в собственности последнего документы и материальные ценности, которыми пользовался по роду деятельности.
Порой, если порядок передачи одним работником другому не прописан в локальном нормативном акте, обходной лист служит свидетельством такой передачи.
Иногда заполняется он и при устройстве на работу, преимущественно в целях подтверждения передачи новому сотруднику документов, материальных ценностей, а также дел предшественника.
В нашей статье будет сделана попытка выделить различия обходных листов, оформляемых при приеме на работу и увольнении.
Особенности применения обходных листов.
Обходные листы при приеме на работу нового сотрудника применяются в следующих целях:
1. Обходной лист подтверждает факт выдачи работнику различных связанных с его трудовой деятельностью документов и материальных ценностей и прочих документов и предметов (полис ДМС, пропуск, дающий право входа на территорию организации, и т.п.).
2. Заполнение этого документа является свидетельством принятия должным образом дел у предшественника или уполномоченного лица, если локальный нормативный акт не содержит порядка передачи дел.
3. В обходном листе могут фиксироваться сведения об исполнении работником всех необходимых требований ТК РФ при приеме на работу, которые были предписаны ему сотрудниками отдела кадров или охраны труда.
4. При заполнении обходного листа новый сотрудник организации обращается к должностным лицам соответствующих структурных подразделений. Такое «знакомство» особенно уместно в крупных учреждениях.
При приеме на работу применяется обходной лист образца, указанного в примере 1.
Пример 1.
Но если при приеме на работу обходные листы применяются не всегда, то уж при увольнении вам наверняка придется столкнуться с необходимостью его заполнения.
Причины этого в том, что обходный лист фиксирует факт возврата работодателю документов и материальных ценностей, которые были выданы сотруднику как при приеме на работу, так и в процессе профессиональной деятельности.
В нем может указываться передача дел другому сотруднику, если этот процесс не регламентирован локальными актами. Также работодатель может указать в обходном листе, что работник сдал необходимые отчеты о выполненной работе за определенный период и не имеет разного рода задолженностей.
В примере 2 приведен образец применяемого при увольнении обходного листа.
Пример 2.
Содержание обходного листа может включать в себя самые разные сведения, которые работодатель считает необходимыми для наиболее полного освещения информации.
Но в обходном листе фиксируются не только действия работников. Руководители и должностные лица отмеченных в нем структурных подразделений также, в зависимости от содержания этого документа, могут подвергаться контролю при выполнении своих обязанностей по оформлению приема на работу или увольнения сотрудника, выдачи ему материальных ценностей и т. д.
Порой, желая подстраховаться от возможных претензий работников, работодатели включают в обходные листы абсолютно бессодержательные, противоречащие букве закона пункты, которые не будут приняты судом. К таким пунктам, в частности, можно отнести довольно распространенный параграф о том, что «работником получен расчет и отсутствуют претензии к работодателю». В соответствии с определением Мосгорсуда, такой пункт в обходном листе не может помешать работнику обратиться за судебной защитой своих интересов.
Работодателям нужно иметь в виду, что суд не принимает закрепленные в обходном листе положения, идущие вразрез с законодательством.
Однако в судебной практике рассматриваются разные случаи, и не всегда правда на стороне работника.
Так, например, гражданин обратился в суд со следующим заявлением, причиной которого, по его мнению, послужило неполное заполнение при увольнении обходного листа.
Истец, бывший работник КБ «Москоммерцбанк» К., потребовал изменить дату увольнения в трудовой книжке в соответствии с датой ее выдачи, а также взыскать с работодателя денежные средства в размере: одного миллиона пятисот девяноста семи тысяч за невыдачу трудовой книжки в течение трехсот девяти дней (в период с 07.07.2008 г. по 12.05.2009 г.); ста сорока девяти тысяч четырехсот тридцати рублей (средняя годовая заработная плата) в качестве компенсации с 12.05.2009 г. до вступления решения в силу; а также пятьдесят тысяч рублей за моральный вред.
Истец приступил к трудовой деятельности в «Москоммерцбанке» с 15.05.2007 г., а в должности замдиректора департамента работал риск-менеджмента с 1 октября 2007 года по 7 июля 2008 года. Этот день был датой увольнения К. по п.3. ч.1. статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Истец получил трудовую книжку лишь 12 мая 2009 года, хотя обратился к работодателю еще 15 февраля 2009 года с письменным заявлением об ее выдаче.
По словам К., в день увольнения он не смог по требованию ответчика оформить обходной лист, поскольку указанные в нем сотрудники отсутствовали, и по этой причине не получил трудовую книжку.
Кроме того, истец заявлял, что посещал банк еще дважды до 24 июля 208 года, а затем 2 сентября того же года, однако так и не получил своей трудовой книжки из-за неполного заполнения обходного листа.
Только обращение к высшему руководству помогло К. получить трудовую книжку 12.05.2009 г.
Однако было установлено, что 7 июля 2008 года (день увольнения) истец находился на работе, но не явился, чтобы получить трудовую книжку, хотя обходной лист им оформлялся.
Более того – на момент увольнения К. был в отпуске и не обращался за своей трудовой книжкой.
Не отреагировал истец и на письмо работодателя, в котором ему предлагалось явиться за документом, а равно и не выразил согласия получить его по почте.
Никаких доказательств умышленного удержания трудовой книжки до срока ее получения выявлено не было. В действиях работодателя не установлено нарушений ТК РФ, поэтому требования истца о внесении в трудовую книжку другой даты увольнения, а также выплаты компенсаций удовлетворены не были.
Кого указываем в обходных листах?
В обходных листах, подлежащих заполнению при приеме на работу или увольнении, практически всегда указывается стандартный список должностных лиц, а вариации зависят от вида деятельности организации.
Итак, какие же должностные лица участвуют в заполнении обходного листа работника?
Это как правило:
– непосредственный руководитель, ответственный за передачу дел новому сотруднику, предоставление тому рабочего места, знакомство с руководством и сотрудниками и т. д.;
– работник отдела кадров, который должен надлежащим образом оформить все необходимые документы, ознакомить работника с локальными нормативными актами предприятия и т. п.;
– сотрудник бухгалтерии, поскольку нового работника необходимо внести в реестр заработной платы (на основании предоставленных отделом кадров документов);
– выдающий работнику необходимые для трудовой деятельности материальные ценности представитель отдела материально-технического обеспечения;
– работник ИТ-отдела, который предоставляет новому сотруднику необходимую технику;
– проводящий вводные инструктажи инженер по охране труда;
– представитель службы безопасности предприятия (осуществляет выдачу пропусков, ключей и т.п.).
Отметим, что в должностной инструкции и/или трудовом договоре всех должностных лиц, указанных в обходном листе, должна быть прописана обязанность проверять указанные в нем факты и подписывать его.
Порядок заполнения обходных листов.
Порядок оформления обходных листов не регламентирован законодательством, поэтому утверждается локальными нормативными актами (положение о персонале, правила внутреннего трудового распорядка и др.) каждого предприятия.
Пример представляет собой порядок оформления обходного листа, утвержденный локальным нормативным актом.
Пример.
«7.2. При приеме на работу сотрудника работодатель:
– знакомит работника с должностной инструкцией, условиями труда, данными правилами и прочими локальными нормативными актами предприятия, его распорядительными документами, имеющими отношение к профессиональной деятельности данного сотрудника;
– разъясняет работнику его обязанности и права;
– проводит первичный инструктаж по технике безопасности, охране труда, противопожарной защите и производственной санитарии;
– выдает для заполнения в день приема на работу обходной лист установленного образца.
7.3. Работник заполняет обходной лист в первый день работы, в соответствии с установленным в нем порядком должностных лиц, а также принимает дела, материальные ценности и документы для выполнения своих профессиональных обязанностей.
9.7. Работник оформляет обходной лист не позднее дня увольнения, передает дела, документы и прочее полученное им от работодателя имущество ответственному лицу».
Оформление обходного листа стало некой традицией, отражаемой локальными нормативными актами организаций.
Тем не менее, существует мнение о том, что заполнение этой бумаги невыгодно для работника, а значит, неверно и даже вредно.
Очевидно, причиной существования такой точки зрения является тот факт, что большинство работодателей уделяют слишком много внимания заполнению обходных листов, в особенности при увольнении сотрудника, нарушая при этом существующие нормы законодательства.
Если обходной лист не заполнен.
Устраиваясь на работу, сотрудник обычно довольно охотно и без проблем заполняет обходной лист, ведь ему хочется поскорее приступить к своим обязанностям, познакомиться с коллективом.
Но вот оформление обходного листа увольняющимся работником часто бывает осложнено какими-либо обстоятельствами.
Например, может возникнуть недостача материальных ценностей, что происходит зачастую, если день увольнения пришелся на период временной нетрудоспособности сотрудника или последний день отпуска.
В таких случаях работодатель часто прибегает к незаконным мерам: задержка или неподписание приказа об увольнении, задержка или невыдача трудовой книжки, расчета.
Трудовой кодекс РФ не делает увольнение зависящим от факта заполнения обходного листа, передачи дел, материальных ценностей, отчетов.
Работодатель не имеет права требовать оформления обходного листа от работника даже в случае, если эта обязанность прописана в нормативном акте организации, и нарушает ТК РФ, отзывая сотрудника из отпуска, ожидая конца периода нетрудоспособности, если последние их дни являются также днями увольнения.
Задерживать или не подписывать приказ об увольнении, не выдавать или задерживать выдачу трудовой книжки или расчета незаконно.
Работодателям необходимо помнить: закон часто оказывается на стороне работника. В случае судебного разбирательства тот факт, что работодатель задерживал подписание приказа об увольнении сотрудника или вовсе отказывался его подписывать, не выдал работнику его трудовую книжку или удерживал ее у себя после дня увольнения ее владельца, либо задерживал выплату причитающегося работнику при увольнении расчета, ссылаясь на незаполнение или неполное заполнение увольняющимся сотрудником обходного листа, повлечет за собой административную ответственность.
Федеральной службой по труду и занятости указывается, что работник вправе известить работодателя о своем увольнении как в период работы, так и находясь на больничном или в отпуске, и дата увольнения также может приходиться на данные временные интервалы. В соответствии со статьей 234 Трудового кодекса работодатель, задержавший или не выдавший увольняющемуся сотруднику трудовую книжку, обязан возместить ему причитающийся заработок.
Если же работодатель не произведет или задержит выплаты, то на него, согласно ст.236 ТК РФ, накладывается также обязательство произвести, помимо данных выплат, компенсацию (не менее 1/300 ставки рефинансирования Центрального Банка РФ от не выданных вовремя сумм. Проценты начисляются за каждый день просрочки с дня, следующего за установленным днем выплаты, до дня, когда расчет будет произведен, включительно.
Помимо этого, ст. 237 ТК РФ гласит, что работник может потребовать возместить причиненный ему моральный вред, как обратившись в суд с исковым заявлением самостоятельно, так и прибегнув к помощи трудовой инспекции.
Временами работодатель осознанно нарушает сроки расчетов, в основном в случае расторжения трудового договора по соглашению сторон с выплатой компенсации, принуждая сотрудника сдать все документы, материальные ценности, передать дела, поскольку проценты, причитающиеся работнику за просрочку, не соответствуют ущербу, который будет причинен работодателю в случае, если работник не передаст эти документы и имущество.
Даже в случае, если работник, увольняясь, не производит передачи дел и ценностей, работодатель все равно способен влиять на него, действуя в рамках законодательства.
В качестве примера такого воздействия рассмотрим следующий случай.
Работник, приступивший к трудовой деятельности в качестве менеджера по продажам, получил по акту приема-передачи, расписавшись в нем, ноутбук, сотовый телефон и фотоаппарат, необходимые для выполнения работы. Отмечено это было и в обходном листе.
Мобильным телефоном он пользовался для переговоров с клиентами, оформляя заказы и обеспечивая выполнение договоров, а также с потенциальными клиентами для возможного заключения договоров.
Ноутбук был необходим работнику для построения диаграмм и графиков, работы с презентациями и документами. Фотокамера позволяла делать снимки складских мощностей и оборудования клиентов, что повышало качество исполнения условий договоров.
Таким образом, вся полученная от работодателя техника использовалась работником в служебных целях.
При заполнении обходного листа в день увольнения работника обнаружилось, что он потерял фотокамеру и не может возвратить ее работодателю. По этой причине руководитель службы материально-технического обеспечения сделал отметку в обходном листе работника, а начальник отдела кадров потребовал предоставить объяснение в письменной форме и поставил вопрос о необходимости возмещения стоимости камеры, размер которой был не более средней месячной заработной платы.
Работник согласился оплатить стоимость утерянного имущества и дал работодателю обязательство в письменной форме. Начальник отдела кадров сделал об этом отметку в обходном листе.
Обращаем ваше внимание, что использование обходных листов с нарушением законодательства грозит работодателю неприятностями.
Несмотря на то, что в некоторых ситуациях применение обходного листа является способом воздействия на работника, оно может стать причиной привлечения руководителя и прочих должностных лиц к административной ответственности.