Оформление нового сотрудника на работу — что и как делать?

oformlenie-sotrudnika-pri-prieme-na-dolzhnostТрудовые взаимоотношения между наемными работниками и предпринимателями, владельцами бизнеса, регулируются нормами трудового права. Согласно этим нормам, предприниматель, нанимающий кого-либо для работы в своей компании, становится специальным субъектом этого права, что влечет за собой возникновение определенных обязанностей и прав.

Для того, чтобы оценить объем правовой нагрузки и проанализировать, справитесь ли вы самостоятельно, или придется нанимать юриста, необходимо заранее знать, что включает в себя грамотное оформление работника и какие обязанности налагает на вас это действие.

Перед тем, как официально оформлять нового сотрудника компании, стоит убедиться не только в высокой квалификации специалиста, но и в его личностных качествах. Особенно в том случае, если работа связана с материальной ответственностью или приобщением к коммерческой тайне компании. Проще всего убедиться в достойном моральном облике кандидата, обратившись к его предыдущему работодателю или запросив характеристику.

Для официального оформления на работу сотрудник должен предоставить:
- паспорт (временное удостоверение личности);
- трудовую книжку (если у сотрудника уже был опыт работы);
- документы воинского учета;
- диплом или другой документ, подтверждающий наличие образования (при необходимости);
- медицинскую или санитарную книжку, справку о состоянии здоровья (по требованию);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- заявление соискателя о принятии на работу.

Если соискатель до настоящего момента не вступал в трудовые отношения с другими работодателями, предприниматель обязан оформить ему свидетельство о пенсионном страховании и трудовую книжку.

В свою очередь, предприниматель, который планирует оформить зачисление в штат нового сотрудника, должен предоставить документы, удостоверяющие его личность и комплекс справок и свидетельств, подтверждающих регистрацию общества с ограниченной ответственностью, ОАО или ИП.
Официальное оформление нового сотрудника на работу осуществляется посредством заключения между сторонами трудового договора. Последний должен соответствовать нормам трудового законодательства Российской Федерации. В противном случае договор является недействительным.

Стоит подчеркнуть, что трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах. Каждую копию договора должен подписать как работодатель, так и новый сотрудник. За составление договора отвечает предприниматель. Помните, перед тем, как подписать договор, работник в обязательном порядке должен с ним ознакомиться.

В трудовом договоре должны быть прописаны: срок действия документа, порядок оплаты деятельности сотрудника, размер оклада, права, обязанности и ответственность сторон, а так же режим работы. Каждая из сторон, подписавших трудовой договор, получает копию документа.

Как правило, при найме работника, чьи обязанности не требуют отдельного обсуждения, используется типовой трудовой договор. К нему можно добавлять (или исключать) необходимые пункты — об испытательном сроке и т. д. В случае, если занимаемая должность связана с сохранением коммерческой тайны или материальной ответственностью перед фирмой, стоит заключить с претендентом дополнительные соглашения, гарантирующие исполнение обязательств.

Сотрудник по каким-то причинам был допущен к деятельности до официального трудоустройства? Тогда работодатель обязан в трехдневный срок составить и подписать трудовой договор.

Особо необходимо отметить возможность индивидуальных предпринимателей добавлять в трудовой договор дополнительные основания для увольнения наемных работников. Правда, если вы воспользуетесь этим правом, придется так же изменить условия выплаты выходного пособия и размеры последнего.

Статья 306 Трудового Кодекса России позволяет индивидуальным предпринимателям возможность менять условия договора в одностороннем порядке. Согласия работника спрашивать не обязательно, но уведомить его вы обязаны за 14 дней до приведения решения в исполнение.

Трудовой договор, заключенный между индивидуальным предпринимателем и наемным работником, необходимо зарегистрировать в местной регистрационной палате.

Следующий шаг для официального оформления нового сотрудника — издание приказа о зачислении его в штат на конкретную должность. С этим приказом сотрудник должен ознакомиться и предоставить работодателю соответствующую расписку. Только после этого можно сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке сотрудника, создать для него лицевой счет, завести карточку по форме Т-2 и табель.

С заключения трудового договора между работником и предпринимателем начинается отсчет времени для прохождения остальных процедур регистрации предпринимателем.

В течение 10 рабочих дней с момента заключения договора индивидуальный предприниматель обязан оформить регистрацию в ФСС, предоставив туда копии:
- паспорта;
- свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
- свидетельства ИНН;
- трудовой книжки нового сотрудника.

Копии должны быть заверены нотариусом. Кроме того, в ФСС нужно предоставить справку из банка об открытии расчетного счета и выписку из ЕГРИП.

В течение месяца (30 дней) работодатель обязан зарегистрироваться в Пенсионном Фонде Российской Федерации. Туда так же необходимо предоставить копию паспорта, трудового договора, свидетельства о регистрации, а так же копию лицензии, если таковая наличествует.

В течение 30 дней с момента заключения трудового договора необходимо зарегистрироваться и в Фонде обязательного медицинского страхования и оформить полис новому работнику. Пакет документов для этого потребуется такой же, что и для ФСС.

Индивидуальный предприниматель, ставший работодателем, обязан каждый месяц уплачивать налоги и взносы, в том числе и удерживать 13% из заработной платы сотрудника. Означенные 13% необходимо перечислять в налоговый орган.

Кроме того, вам необходимо будет выплачивать (в различных ситуациях) определенные страховые взносы:
- на пенсионное страхование;
- на обязательное медицинское страхование;
- на страхование по временной нетрудоспособности;
- на страхование в связи с материнством;

Размеры взносов меняются ежегодно, узнать актуальную информацию можно на сайте страховой компании или в соответствующем государственном учреждении.

Стоит отметить, что комплекс правовых норм и необходимых для оформления нового сотрудника действий довольно сложен. Если вы не уверены в собственных силах, возможно, стоит прибегнуть к помощи внештатного юриста или экономиста, который поможет вам пройти процедуру регистрации и оформления как можно быстрее.